Standardprozesse in Unternehmen

Bevor wir klären, was Standardprozesse sind, schauen wir uns zunächst einmal die Definition des Begriffs Prozess an. Die Norm (in diesem Fall die DIN ISO 9001:2015 ) besagt, dass ein Prozess eine systematische Vorgehensweise fordert. Das Wort Prozess kommt vom lateinischen procedere, was so viel bedeutet wie vorwärts gehen. Prozesse sind definiert als eine Abfolge von einzelnen Schritten. Das Eingreifen in die Prozesse wird durch die Abarbeitung der Schritte in Prozessergebnisse umgewandelt. Eine geeignete Darstellung der Prozessschritte kann zum Beispiel als Flussdiagramm erfolgen.

Was sind Standardprozesse?

Standardprozesse sind die Prozesse, die in Unternehmen, wie der Name schon sagt, standardmäßig vorkommen und gewissen Standards unterliegen. Zum Beispiel ein Bestellprozess – hier ist der Ablauf zumeist gleich. Vom Eingang der Bestellung bis zur Auslieferung der Ware an den Kunden.
Weitere Beispiele für Standardprozesse sind: Wareneinkauf, Produktion, Lagerung, Finanzierung, Vertrieb, Marketing oder auch das Mahnwesen.
Standardisierungen sollten natürlich auch nur Anwendung finden, wenn genügend Vorteile im Unternehmen den Einsatz sinnvoll machen.
Sofern sie bereits umgesetzt sind, sollte die Standardisierung einzelner Prozesse in Unternehmen jedoch immer wieder geprüft und gegebenenfalls umgesetzt werden. Dies kann wie bereits erläutert zu einer deutlichen Effizienzsteigerung im Unternehmen beitragen.

Durchläuft dieser Prozess, die immer selben Schritte, so kann er als Standardprozess definiert werden. Gerade im Prozessmanagement sind standardisierte Prozesse wichtig und vorteilhaft.

Prozesse definieren & beschreiben

a) Prozesse identifizieren: Die Prozesse müssen zunächst im Unternehmen ausfindig gemacht werden. Dies kann durch Umfragen, Interviews oder Workshops gemacht werden. Zumeist kennen die Unternehmen Ihre Prozesse jedoch bereits. Diese sind jedoch oft nur schlecht oder gar nicht dokuemntiert. Hier gilt es mehr Trsnaprenz zu schaffen. Und ebenfalls zu überdenken: Sind meine Prozesse okay? Nur weil ein Prozess im Unternehmen jahrelang funktioniert hat, muss es nicht bedeuten, dass er dies auch die kommenden Jahre noch tun wird. Da sich zum Beispiel einige Rahmenbedinungen geändert haben.
b) Prozesse abgrenzen: Hier gilt es genauer abzugrenzen: Welche Arbeitsschritte gehören wirklich zu einem Prozess? Die Abgrenzung eines Prozesses bezieht sich auf mehrere Aspekte: zum einen den vor-und nachgelagerten Prozessen, sowie inhaltlich zugehörigen Prozessen oder dazugehörigen Aktivitäten.
c) Prozesse beschreiben: Die einzelnen Prozessschritte sollen nun detailliert beschrieben werden und es sollte auch definiert sein, was den Prozess ausmacht.
d) Prozesse dokumentieren: Eine gute Dokumentation stellt eine detaillierte, verständliche Prozessbeschreibung dar.

Vorteile Standardprozesse

• Höhere Kosteneffizienz
• Kostenersparnis durch spezialisierte Arbeitsteilung
• Weniger individuelles Handlungsrisiko
• Höhere Transparenz
• Verringerung des Koordinationsaufwandes (Vorgesetzte)
• Reduktion der persönlichen Eingriffe von Vorgesetzten
• Standardisierte Schnittstellen zu Geschäftspartnern können genutzt werden
• Abbildung identischer und ähnlicher Prozesse nur einmalig notwendig
• Transparente Innen- und Außendarstellung des Unternehmens durch nachvollziehbare Prozesse
• Stabilisierung durch Verhaltenserwartung
• Erleichterung der Einstellung, Versetzung, Nachfolge und Personalbeurteilung

Standardprozesse und Cloudsysteme

Seit Cloud Systeme immer beliebter wurden, hat sich auch die Grundeinstellung der Verantwortlichen in Unternehmen grundlegend geändert. Es hat sich gezeigt, dass Standardprozesse von Vorteil sind und mittel- und langfristig den richtigen Weg für Unternehmen darstellen. Natürlich ist es schwierig diejenigen Prozesse, die über viele Jahre etabliert wurden nun in Frage zu stellen. Oder diese gar zu verändern. Hier greift nun der Faktor Mensch und sollte die oben genannten Prozessschritte durchdenken.

Bei der Auswahl eines Cloud ERP Systems sollten die Prozesse, wie bereits weiter oben beschrieben, überdacht und definiert werden. Das Angleichen an Standardprozesse kann durchaus sinnvoll sein. Einige Vorteile hierzu wurden bereits in diesem Artikel beschrieben. Die beiden ERP-Lösungen SAP Business ByDesign und Infor LN sind unserer Ansicht nach hier besonders geeignet. Diese bilden Standardprozesse ab, sind jedoch in Ihrem Einsatzgebiet trotzdem flexibel. Denn auch Standards und vorgedachte Lösungen müssen flexibel und anpassbar sein. Nur so können wir hier von Best Practice sprechen. Überlegen Sie wie sinnvoll dies in Ihrem Unternehmen sein kann.

In unserem Blogeintrag Implementierung von SAP Business ByDesign – ein Prozessbeispiel bilden wir beispielhaft die Schritte im Implementierungsprozess ab. Auch die Implementierung von Software ist ein Prozess, der standardisiert werden kann. 

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